Offene Fragen beim Elektronischen Datentransfer geklärt

Gemeinsames Rundschreiben der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV), des Verbandes Deutscher Dental-Software Unternehmen e.V. (VDDS) und des Verbandes Deutscher Zahntechniker-Innungen (VDZI) an alle Zahnärzte und zahntechnischen Laboratorien


VDZI, KZBV, VDDS und etwa 40 Hersteller von Software für zahntechnische Labore und Zahnarztpraxen haben sich am 29.02.2012 in Köln getroffen, um die noch offenen Fragen beim Datentransfer zwischen zahntechnischen Laboren und Zahnarztpraxen zu klären. Die Teilnehmer beschlossen letzte Schritte, um den Einstieg der Zahnarztpraxen in die papierlose Abrechnung gegenüber den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen zum 01.04.2012 sicher zu stellen. Wir dokumentieren nachfolgend die Ergebnisse dieses Treffens.

Was ändert sich für die KZBV?

Die KZBV wird ihre Prüfmodule, die Sende- und die Empfangsmodule so anpassen, dass alle Falldaten auch trotz erkannter Fehler zur Abrechnung zugelassen werden. Insbesondere stellt die KZBV sicher,dass in der am 02.03.2012 an die Praxissoftwarehersteller ausgelieferten endgültigen Version der KZBV-Module für Fremdlabor-Datensätze

  • Preise mit dem Betrag 0,00 EUR sowie
  • Mengenangaben alternativ in Eintel oder in Tausendstel

akzeptiert werden.

Für das Feld „Einzelpreis“ werden Eingaben mit einer Länge bis zu 6 Zeichen erlaubt. Der Versand der Sendemodule an die Praxissoftwarehersteller und der Empfangsmodule an die KZVen wird so organisiert, dass es nicht zu Versionskonflikten kommen kann.

Was ändert sich für die Hersteller von Praxissoftware?

Die Praxissoftwarehersteller haben am 02.03.2012 die endgültige Version der KZBV-Module erhalten.Diese Module arbeiten sie in ihre Programme ein und liefern ihre Updates so aus, dass sie zwischen dem 21. und dem 23.03.2012 die Zahnarztpraxen erreichen.

In dieser Version müssen alle Praxisverwaltungsprogramme in der Lage sein, Behandlungsfälle auch dann abzurechnen, wenn keine XML-Datei zur Verfügung steht oder XML-Daten nicht eingelesen werden konnten. Die für die Fallabrechnung erforderlichen Rechnungssummen müssen auch manuell eingegeben werden können.

Gleichzeitig übernehmen die Praxisverwaltungsprogramme zu diesem Zeitpunkt die Ermittlung der Abrechnungseinheiten für Metall bei Kassenplanungen. Eine entsprechende Rechenvorschrift wurde in der Dokumentation der Prüfmodule von der KZBV veröffentlicht.

Die in der XML-Datei enthaltenen Werte werden von der Praxissoftware ab März 2012 ungeprüft übernommen und dem Prüfmodul der KZBV übergeben. Nummern sind ausschließlich dann zu übergeben, wenn die Positionsart "BEL" vorliegt.

Was ändert sich für die Hersteller von Laborsoftware?

Für Hersteller von Laborsoftware, die die am 27.06.2011 veröffentlichte XML-Struktur korrekt umgesetzt haben, ist folgendes zu beachten:

  • Die Länge des Feldes “Einzelpreis“ wurde von maximal 5 auf 6 Stellen erhöht.
  • Das Feld "Einzelpreis" darf den Wert "0" enthalten.
  • Der numerische Wert des Feldes "Menge" darf nicht Null sein.

Was ändert sich in der Zahnarztpraxis?

Bis zum 31.03.2012 können Praxen ihre Abrechnungen sowohl digital in den Fällen einreichen, in denen das möglich ist. Dort, wo es nicht möglich ist, kann die Laborrechnung als Papier mitgeliefert werden. Es sind die Vorgaben der KZVen zu beachten. Ab 01.04.2012 ist endgültig mit der ausschließlich digitalen Abrechnung zu beginnen. Das wird mit den vorgesehenen Änderungen garantiert.

Die Praxissoftwarehersteller liefern ihre Updates in Abstimmung mit der KZBV zwischen dem 21. und dem 23. 03.2012 an die Zahnarztpraxen aus. Mit diesem Update werden die seit Jahresanfang erkannten Probleme beseitigt. Gleichzeitig soll die Einbindung der von den zahntechnischen Labors übermittelten XML-Daten stabil funktionieren. An den Abläufen im Datenaustausch mit den zahntechnischen Labors wird sich durch die Updates nichts ändern.

Was ändert sich im zahntechnischen Labor?

Für das zahntechnische Labor ändert sich nichts. Die mit der aktuellen Version seines Laborprogramms hergestellten XML-Dateien werden spätestens ab dem 26.03.2012 von der Praxissoftware ohne Änderungen übernommen und zur Fallabrechnung verwendet. Es müssen keine Aktualisierungen vorgenommen werden. Auch die bereits erprobten Arbeitsabläufe bleiben erhalten.

Die Felder „NEM-Einheiten“ und „NEM-Einzelpreis“ müssen nicht mehr ausgefüllt werden. Sie werden von der Praxissoftware nicht mehr benötigt. Sollten in Rechnungen Einzelpositionen mit einem Einzelpreis von 1000,00 EUR oder mehr abzurechnen sein, kann das Labor sein Softwarehaus kontaktieren. Eine Anpassung ist möglich.

Die Übermittlung von Rabatten ist im Datensatz bislang noch nicht vorgesehen.

In der Beratung wurde noch einmal klargestellt:

  • Bei den XML-Daten handelt es sich nicht um elektronische Rechnungen.
  • Die Übermittlung der XML-Daten ist aus der Sicht des Datenschutzes unbedenklich, wenn der Datensatz nicht gemeinsam mit dem Namen des behandelten Patienten übermittelt wird.

Wie geht es weiter?

VDZI, KZBV und die Hersteller von Labor- und Praxissoftware haben bei ihrer Beratung am 01.02.2012 die oben beschriebenen Konkretisierungen an der Mitte 2011 gemeinsam veröffentlichten Struktur der XML-Datei und an deren Dokumentation vereinbart. Darüber hinaus wurden auch die Umstellung der Auftragsnummer und die Einführung der Positionsart "Rabatt" beschlossen, deren Realisierung aber noch nicht zum jetzigen Zeitpunkt erfolgen soll. Um die oben beschriebenen und zum jetzigen Zeitpunkt zu realisierenden Konkretisierungen abzustützen, wurde die Mitte 2011 veröffentlichte XML-Definition entsprechend kompatibel erweitert. Diese XMLDefinition hat im Unterschied zu vorher den Namen "Laborabrechnungsdaten_(KZBV-VDZI-VDDS)" erhalten. Sie wird auf den Internetseiten von KZBV, VDZI und VDDS umgehend veröffentlicht.

Für die noch zu realisierenden Änderungen (Auftragsnummer und Rabattpositionen) soll ein Projektmanagement aufgesetzt werden, das, möglichst bis zum 30.06.2012, eine neue Version der XSD-Datei erstellt. Diese Datei und die in ihr enthaltene sowie die mit ihr verbundene Dokumentation werden vor der Veröffentlichung ausführlich getestet. Das dazu verwendete Verfahren und eventuelle Testtools werden im Rahmen des Projektes verbindlich festgelegt. Nach Abschluss der Tests wird die neue Datenstruktur zu einem einheitlichen Termin von KZBV, VDZI und VDDS gemeinsam veröffentlicht. Ab diesem Zeitpunkt dürfen keine Änderungen mehr an der Version erfolgen. Auf der Basis der neuen Datenstruktur können die Hersteller von Praxis- und Laborsoftware Updates ihrer Programme erstellen. Die alte Datenstruktur verliert zu einem späteren, ebenfalls einheitlich festgelegten Termin ihre Gültigkeit.

Link zum Gemeinsamen Rundschreiben von KZBV und VDZI vom Juni 2011